工程檔案管理系統(tǒng)如何布局？從中船北部灣的數(shù)字化實踐來分享

工程檔案記錄了工程項目建設(shè)生產(chǎn)活動的全過程，是工程項目不可或缺的一部分。對于企業(yè)來說，該如何布局規(guī)范化的工程檔案管理系統(tǒng)呢？會博通從下面這幾個方面為大家分享一下。

工程檔案有什么特點？

工程檔案，是指工程從提出、立項、審批、設(shè)計、監(jiān)理至驗收等全過程中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的材料，包括文字、表格、聲像，圖紙等各種載體材料形式，是工程項目不可或缺的一部分。

工程檔案為什么這么重要？ 

一方面，工程檔案是項目竣工驗收的必備依據(jù)。如果工程檔案資料在建設(shè)過程中發(fā)生了遺失、損毀等情況，將會導(dǎo)致工程驗收不能順利進(jìn)行。另一方面，工程檔案是已完工項目進(jìn)行維護(hù)、維修、改造的重要依據(jù)，如果沒有妥善管理，工程后續(xù)工作將難以推進(jìn)。從長遠(yuǎn)來說，工程檔案還是工程質(zhì)量的重要憑證，是儲備工程技術(shù)、工程經(jīng)驗的重要載體，具有重復(fù)利用、提供借鑒以及促進(jìn)創(chuàng)新的重要價值。

工程檔案管理的難點在哪？

-管理難度大、檢查強度大：為了保障工程的正常進(jìn)行，工程檔案資料必須確保真實、準(zhǔn)確、完整，與工程實際相符合。此外，工程資料的歸檔、立卷等步驟需按照嚴(yán)格而細(xì)致的要求來執(zhí)行，這些在《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》都有相關(guān)規(guī)定。

-時間周期長、工作量大：無論是新建、改建、擴建等建筑工程，工程檔案管理需覆蓋工程項目前期、工程建設(shè)期和竣工驗收期等階段，時間可能長達(dá)數(shù)年，工作量大，耗費人力大。

-標(biāo)準(zhǔn)化難度高：工程項目中包括有建設(shè)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位的參與，涉及組織及環(huán)節(jié)多，管控難度高。

綜上所述，企業(yè)在工程檔案管理的推進(jìn)過程中，往往面臨著諸多挑戰(zhàn)。

工程檔案管理系統(tǒng)實踐——中船北部灣

中船北部灣（全稱：廣西中船北部灣船舶及海洋工程設(shè)計有限公司）是一家以船舶設(shè)計、海洋工程設(shè)計，兼營船舶技術(shù)服務(wù)、船舶修建造工程總承包、海洋工程建造技術(shù)服務(wù)等為主營業(yè)務(wù)的專業(yè)船舶設(shè)計單位。在引進(jìn)會博通工程檔案管理系統(tǒng)前，公司的工程文件和檔案資料分散在各部門員工電腦上，未形成統(tǒng)一化歸檔。這不僅給檔案管理帶來了諸多掣肘，員工查閱、利用的效率亦有待提高，公司亟需一個統(tǒng)一的平臺來實現(xiàn)規(guī)范化管理。

為此，中船北部灣經(jīng)過多方考察，引進(jìn)了會博通工程檔案管理系統(tǒng)。系統(tǒng)針對中船北部灣在工程檔案管理工作中遇到的難點，作出了以下部署：

1、統(tǒng)一平臺管理，工程檔案系統(tǒng)全把控

針對中船北部灣工程檔案資料分散的情況，會博通為其構(gòu)建了一個一站式工程檔案管理平臺。企業(yè)通過一個平臺，即可完成各類工程檔案從起草、錄入、歸檔到再利用等的全生命周期管理，并能對實體與電子檔案實施同步管理。

應(yīng)用會博通后，無論是工程實施過程中的過程文件，還是項目結(jié)束后的成果文件，都能集中統(tǒng)一實現(xiàn)規(guī)范化歸檔。保障了歸檔及時性的同時，中船北部灣也能通過檔案到位情況，實時對工程項目進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)控，推動了工程管理效率的提高。

2、有序化分類，滿足規(guī)范管理需求

通過會博通自定義分類及屬性的功能，中船北部灣按不同船舶工程項目對進(jìn)行了檔案分類，并根據(jù)管理需求在對應(yīng)分類下進(jìn)行檔案立卷，規(guī)范收錄從工程項目從招投標(biāo)階段、立項階段、建設(shè)階段到竣工驗收階段的各類報告、設(shè)計圖、合同、審批等材料。屬性明確，分類清晰，員工可快速查找到所需檔案，后續(xù)的統(tǒng)計、分析也有了支撐。

3、依權(quán)限利用，兼顧安全與高效

在項目工程的推進(jìn)過程中，員工常常需要進(jìn)行檔案的查詢、借用等。這時候，通過會博通受權(quán)限管控的搜索、借還功能，即可在保障安全性的前提上，實現(xiàn)檔案的高效協(xié)作與利用。

-檢索功能：應(yīng)用搜索平臺，員工可隨時隨地在PC或移動端上，通過組合關(guān)鍵字、組合搜索條件或者是二次搜索等方式，快速、精準(zhǔn)找到所需檔案。搜索結(jié)果將會依權(quán)限展示，僅擁有對應(yīng)權(quán)限的用戶才能查看。

-借還功能：員工通過借閱流程，即可申請以線上、線下或線上線下結(jié)合的方式借用檔案。借還過程通過流程化處理，申請人、借閱用途、歸還日期都會一一自動登記，便于追溯。此外，管理人員可通過統(tǒng)計功能，直觀查閱工程檔案的利用情況，助力檔案管控更到位。

工程檔案管理系統(tǒng)的價值

數(shù)字化不僅僅意味著技術(shù)的變革，更意味著以人為關(guān)鍵因素的管理方式的變革。通過中船北部灣與會博通的實踐案例可以看出，數(shù)字化工程檔案管理，使得企業(yè)能夠通過信息化技術(shù)，提高檔案管理的整體水平和質(zhì)量：這不僅有利于規(guī)范化管理工程檔案，減少人力資源消耗，同時能推動企業(yè)知識資源的沉淀與傳播，為企業(yè)的不斷創(chuàng)新和進(jìn)步提供源源活力。會博通相信，以數(shù)字化賦能工程檔案管理，讓信息技術(shù)融入檔案管理的方方面面，將會為企業(yè)帶來1+1>2的效能回報。