廣州珠江鋼琴集團股份有限公司成立于1956年,是一家集鋼琴、數(shù)碼樂器、音樂教育、文化傳媒協(xié)同發(fā)展的綜合樂器文化企業(yè),是A股整體上市的樂器文化集團。集團旗下?lián)碛袕V州、佛山、北京、浙江、德國、波蘭六大鋼琴制造產(chǎn)業(yè)基地,營銷和服務網(wǎng)絡覆蓋全球112個國家和地區(qū);累計產(chǎn)銷鋼琴超過260萬架,產(chǎn)銷規(guī)模穩(wěn)居全球前列。

“中國樂器龍頭”珠江鋼琴，選擇會博通開啟檔案管理新模式

集團曾榮獲“國家文化產(chǎn)業(yè)示范基地”、“全國質(zhì)量管理卓越企業(yè)”、“國家文化出口重點企業(yè)”、“中國輕工業(yè)百強企業(yè)”、“廣東500強企業(yè)”等榮譽稱號。

“中國樂器龍頭”珠江鋼琴，選擇會博通開啟檔案管理新模式

作為一家業(yè)務多元化、運營國際化的民族樂器企業(yè),珠江鋼琴在全球擁有超1200個銷售服務網(wǎng)點,業(yè)務涉及的檔案資料繁多,加上企業(yè)分布廣、分支多,檔案管理工作面臨著新挑戰(zhàn):

檔案歸檔工序嚴格,需通過數(shù)字化管理提高效率

企業(yè)信息化程度加深,檔案需更便于協(xié)作與流動

在實體檔案的基礎上,需統(tǒng)籌管理實體與數(shù)字檔案

隨著公司規(guī)模的不斷擴大,珠江鋼琴將檔案管理的信息化升級提上了議程。

02

選擇會博通

推進檔案信息化管理

經(jīng)過嚴格篩選,珠江鋼琴集團選擇了國家認證雙軟企業(yè)、深耕知識與內(nèi)容管理軟件開發(fā)與供應30余年的會博通,開展檔案管理系統(tǒng)項目。雙方攜手打造一套能為整個集團及其相關企業(yè)協(xié)同工作的檔案管理系統(tǒng),以實現(xiàn)集團公司所有檔案的全面、規(guī)范、科學管理。

1、集中歸檔,規(guī)范管理

系統(tǒng)應用了會博通檔案的全生命周期管理方法,實施各個職能部門通過會博通分布式提交文件資料,再由檔案管理部門集中管理的模式,統(tǒng)一對企業(yè)核心資料進行全生命周期的規(guī)范化管理。

“中國樂器龍頭”珠江鋼琴，選擇會博通開啟檔案管理新模式

·便捷歸檔

各職能部門通過會博通,將需歸檔的實體或電子文件在系統(tǒng)中匯總至歸檔清單,提交流程移交,或使用歸檔編輯移交,由檔案管理部門集中對個人、部門及企業(yè)層級的文件進行管理。

·流程化借還

員工可通過流程進行檔案借還,由檔案管理部門按權限與借還規(guī)則進行管理。沒有權限閱讀文件的員工,可提交借用申請獲取權限。系統(tǒng)還可統(tǒng)計檔案的借還情況情況,為知識的再利用提供記錄與數(shù)據(jù)。

·分類權限設置

根據(jù)工作職責與需要,管理員可為員工及組織設置相應的操作權限,規(guī)范知識的流動與應用。權限支持細?；O置,如:同一員工對于不同分類可設置不同使用權限(包括增改刪閱等),亦可對本人和他人創(chuàng)建的文件區(qū)別授權,不會造成相互干擾。

2、打通流程,賦能業(yè)務

借助會博通的流程化管理功能,系統(tǒng)內(nèi)的所有檔案資料,均可應用于發(fā)起流程,方便借閱、歸檔、注銷等業(yè)務的辦理,讓檔案成為生產(chǎn)經(jīng)營過程中能重復利用的知識資產(chǎn)。

并且,流程管理人員可根據(jù)需要,將流程與審批表單(管理痕跡)、流程批注及成果文檔匯集進行自定義歸檔,與業(yè)務流程形成閉環(huán),助力企業(yè)知識沉淀,推動業(yè)務高效化。

“中國樂器龍頭”珠江鋼琴，選擇會博通開啟檔案管理新模式

3、多重控險,安全保障

為了保護企業(yè)文檔安全,會博通系統(tǒng)配置了多重安全控制,包括SSL數(shù)字證書、嚴密權限控制、全程記錄在線留痕、防擴散水印加密等。文檔操作與變更全程,都會在系統(tǒng)留下痕跡;更有通用水印、可定制化水印等設置,避免信息外泄,為信息傳播安全保駕護航。

“中國樂器龍頭”珠江鋼琴，選擇會博通開啟檔案管理新模式

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高效檔案管理

助力企業(yè)智慧升級

“會博通是我們接觸的眾多檔案管理公司中,感覺是最專業(yè)、開展最順利的合作單位。合作幾年來,會博通銷售人員、技術服務部門認真、負責地推動項目工作,讓珠江鋼琴的檔案管理工作有序、科學、高效地運轉(zhuǎn)。”

——珠江鋼琴信息管理部吳小姐

企業(yè)在發(fā)展過程中積累的檔案文件,是企業(yè)不可或缺的重要知識資產(chǎn)。像珠江鋼琴這樣的制造型企業(yè),在從傳統(tǒng)制造業(yè)向文化服務業(yè)轉(zhuǎn)型的過程中,不僅需要前瞻的眼光與戰(zhàn)略性的決策,更需要從不斷傳承的經(jīng)驗中萃取知識精華、不斷創(chuàng)新,以保持長久的生命力和競爭力。

全面化、規(guī)范化、有序化的檔案管理,有利于企業(yè)將各業(yè)務部門、各工作環(huán)節(jié)中積累的管理經(jīng)驗、成果文檔等知識資產(chǎn)進行整理、沉淀,推動企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展與創(chuàng)新能力提升,打造更強的行業(yè)競爭力。