【案例】英德中醫(yī)院：會博通助力檔案管理信息化

英德市中醫(yī)院創(chuàng)建于1958年，是一所集醫(yī)療、教學、科研、預防、保健、康復于一體的綜合性三級甲等中醫(yī)醫(yī)院， 2019年，醫(yī)院被國家衛(wèi)健委、國家中醫(yī)藥管理局納入“全面提升縣級醫(yī)院綜合能力第二階段500家縣級中醫(yī)醫(yī)院”名單，2020年升級為綜合性三級甲等中醫(yī)醫(yī)院。

           
作為當?shù)赜杏凭脷v史的中醫(yī)院，院領導一直以來都非常重視單位的信息化、數(shù)字化建設，當然，也包括檔案管理的信息化建設。

秉承“讓客戶滿意”的宗旨，有30多年文件及檔案管理軟件研發(fā)經(jīng)驗、擁有上萬客戶群的文件檔案一體化管理老品牌會博通，在2020年為英德市中醫(yī)院建立了一套能夠推動該院數(shù)字化建設、滿足該院檔案管理信息化需求的高效管理的檔案管理系統(tǒng)。

會博通為英德中醫(yī)院部署了涵蓋收集、整理、存儲、利用全生命周期管理的綜合檔案管理系統(tǒng)，有下面的內(nèi)容和功能特點：

                  
檔案管理流程圖

一、多渠道的收集入口

會博通為英德中醫(yī)院的檔案收集提供了手工錄入 、批量導入、接口接收三種錄入方式。

手工錄入：可由用戶依權(quán)限掃描、錄入檔案到個人或預歸檔文件庫。

批量導入：可由用戶依權(quán)限批量導入檔案文件到個人或預歸檔文件庫。

接口接收：可通過通用接口，按照預設的規(guī)則，收集其他系統(tǒng)移交過來的文件到個人或預歸檔文件庫。

通過以上三種模式，實現(xiàn)了檔案來源全覆蓋。

二、規(guī)范有序、標準化的整理功能

 會博通為英德中醫(yī)院提供的檔案整理功能包括歸檔鑒定、歸檔審批、自動歸檔、歸檔編輯等歸檔整理功能。

歸檔審批：個人可按照英德中醫(yī)院自己內(nèi)部規(guī)定的流程，勾選文件放逬“收納盒”中，再發(fā)起檔案歸檔移交申請流程，進行復核、審批和歸檔。

歸檔鑒定：歸檔審批移交的檔案由管理人員進行歸檔鑒定，并選定歸檔目錄歸檔,預歸檔文件庫中的文件由檔案 管理人員通過“自動歸檔或歸檔編輯”功能進行歸檔。

自動歸檔：可將個人或預歸檔文件庫中的文件按照年度、保管期限、類型等條件，自動批量形成檔案。

歸檔編輯：歸檔編輯功能提供方便的歸檔（組卷）操作界面，可方便地將待歸檔文件，歸入相應的案卷中。

并提供著錄項目的修改、卷內(nèi)文件的排序等功能。

三、有針對性的分類存儲

根據(jù)文件價值和重要性分為文件庫、檔案庫和資料庫等。

文件庫：用于存儲待歸檔文件。

檔案庫：通過歸檔編輯與自動歸檔均可將文件庫中的文件歸入檔案庫中。

資料庫：檔案鑒定后，不需要歸檔的文件即可轉(zhuǎn)移到資料庫中管理。

四、權(quán)限化的搜索平臺及多模式的借還管理體系，實現(xiàn)檔案高效利用

會博通為英德中醫(yī)院提供了面向工作職能與用戶的捜索平臺，英德中醫(yī)院員工可依權(quán)限在搜索平臺中捜索查閱檔案，如有需要，即可將檔案文件勾選放入“收納盒”中，提交電子檔案、實體檔案或打印復印件的借用 /借閱申請，借閱電子檔案可按批準的時效在線査閱，借閱實體檔案可從線上申請，線下取用，申請打印可由檔案管理員設置閱讀與打印水印，限定文件使用用途，并提供統(tǒng)一的借還統(tǒng)計功能，實時掌握借還情況。

經(jīng)過一年多的應用實踐，英德中醫(yī)院在檔案管理方面實現(xiàn)了有序化、標準化、信息化和人性化管理，大幅度提升了檔案的管理效率和利用率，為英德中醫(yī)院邁向數(shù)字化管理打下了堅實的基礎。