【案例】貴陽筑水：會博通助力辦公+綜合檔案一體化建設(shè)

貴陽筑水水利產(chǎn)業(yè)發(fā)展有限公司（簡稱：貴陽筑水），是貴州省貴陽市一家從事水利基礎(chǔ)設(shè)施項(xiàng)目的投資、建設(shè)及管理的大型國有建設(shè)企業(yè)。

由于企業(yè)發(fā)展的需要，貴陽筑水于2018年選擇了有30年應(yīng)用歷史的會博通綜合知識管理軟件，使公司一步到位，實(shí)現(xiàn)了包括文件、檔案、知識在內(nèi)的綜合辦公管理無紙化、數(shù)字化，并且，引入了移動辦公概念，員工只要有安卓或蘋果手機(jī)，安裝會博通APP，就可與任何人、在任何地點(diǎn)進(jìn)行溝通與協(xié)作。

通過三年的應(yīng)用實(shí)踐，會博通在貴陽筑水的應(yīng)用，具有以下特點(diǎn)：

一、辦公自動化管理（OA）和檔案管理融為一體

采用會博通系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了全面辦公自動化管理，并與檔案管理連成業(yè)務(wù)線，從業(yè)務(wù)流程的發(fā)起、審批、形成成果文件、發(fā)布到最后歸檔全面實(shí)現(xiàn)一體化管理，并且，對于檔案，員工可以按照權(quán)限查閱與申請借用，不僅從公司層面全面實(shí)現(xiàn)企業(yè)專有核心文檔知識的管控，還將企業(yè)內(nèi)部專用知識內(nèi)容，開放給擁有對應(yīng)權(quán)限的員工查閱，響應(yīng)其工作與學(xué)習(xí)需求，為工作提供智力支持。

1.集成協(xié)同，建設(shè)門戶化辦公管理

會博通為貴陽筑水搭建了統(tǒng)一辦公門戶，解決不在同一地點(diǎn)協(xié)同辦公、溝通與共享知識的不便。通過門戶、流程、信息、服務(wù)、數(shù)據(jù)的整合，建造信息相互交流與共享的橋梁，消除“信息孤島”，實(shí)現(xiàn)知識集成。采用協(xié)同辦公的方式，解決了復(fù)雜的手工流程，以及跨部門、跨地域的合作不便，全面實(shí)現(xiàn)自動化與數(shù)字化，完美實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公。

會博通OA(綜合知識管理平臺)貫穿了整個辦公知識內(nèi)容的全生命周期管理，對固有知識進(jìn)行有序化管理和組織，并提供咨詢臺、微博、論壇中心等工具，促進(jìn)隱性知識的顯性化，從而推動創(chuàng)新。依托知識搜索和搜索成果發(fā)布功能，實(shí)現(xiàn)對知識文檔全面把控，對不同主題以及管理需要的知識匯編，讓工作、業(yè)務(wù)快速上手。

3.便捷高效，打造移動化辦公管理

會博通綜合知識管理平臺，通過移動辦公的方式，助貴陽筑水實(shí)現(xiàn)了文檔流轉(zhuǎn)、業(yè)務(wù)處理、溝通協(xié)作及流程審批等多種方式輕松連接員工與工作。

公司領(lǐng)導(dǎo)通過移動平臺，在辦公室之外就可以進(jìn)行審批方面的工作，非常方便，大幅提高了辦公效率。

利用移動知識庫，打造協(xié)同辦公與知識管理的移動應(yīng)用，讓連接更為便捷，知識流通更為高效，搜索平臺讓員工隨時(shí)“掌”握組織動態(tài)與知識。

此外，移動考勤模塊可完美實(shí)現(xiàn)日?？记?，并可記錄外勤工作軌跡，提高考勤管理效率。移動閱讀模塊可提供具有手寫、文字批注、語音朗讀以及同步閱讀等閱讀工具，以人為本，享受舒適的閱讀體驗(yàn)。

二、工程項(xiàng)目檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案的全面信息化管理

1.工程項(xiàng)目檔案信息化管理業(yè)務(wù)流程的梳理

貴陽筑水作為一家建筑工程公司，在和會博通合作前，檔案管理資料分散，沒有集中管理，不便查找，且收錄不及時(shí)，容易導(dǎo)致檔案丟失或損壞，無法掌握檔案的真實(shí)情況，檔案利用率。引入會博通系統(tǒng)后，對貴陽筑水檔案業(yè)務(wù)流程進(jìn)行了梳理，使工程項(xiàng)目檔案的管理更加有序與規(guī)范。

2.實(shí)現(xiàn)了檔案的全生命周期管理

貴陽筑水采用會博通前，檔案采集方式都是通過Excel等手工方式，效率低，工作量大，人工成本高，且耗時(shí)長，鑒定工作復(fù)雜。
采用會博通軟件后，實(shí)現(xiàn)了檔案全生命周期管理，從起草、審批、歸檔到利用的自動化流程管理，并且，實(shí)現(xiàn)了分布式的檔案整理和集中式的數(shù)字化管理，紙質(zhì)檔案與數(shù)字化電子檔案的集成統(tǒng)一管理。
三年來，會博通軟件科技圍繞貴陽筑水的業(yè)務(wù)需求，選派專門的技術(shù)支持團(tuán)隊(duì)，提供了非常專業(yè)的技術(shù)支持服務(wù)，包括會博通軟件的及時(shí)升級服務(wù)，及時(shí)響應(yīng)的應(yīng)用指導(dǎo)與故障排除等，大家都深深體會到，不斷的技術(shù)改進(jìn)與良好的支持服務(wù)，是確保應(yīng)用取得成效的基礎(chǔ)。

3.通過檔案對工程項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控

工程項(xiàng)目檔案歸檔工作基本上都是采用事后管理習(xí)慣，讓檔案作為一個工程項(xiàng)目的附屬品，僅僅作為驗(yàn)收和應(yīng)付上級部門的工具。這種周期長、工作量大的事后管理方法，在合作會博通前，貴陽筑水工程項(xiàng)目驗(yàn)收原始資料不齊全、竣工圖文件編制不規(guī)范、資料跟蹤收集不及時(shí)等問題時(shí)有發(fā)生，使用會博通后，通過檔案到位情況，實(shí)時(shí)監(jiān)控工程項(xiàng)目進(jìn)度，規(guī)范了檔案管理，大幅提高工程項(xiàng)目管理效率。

通過三年的應(yīng)用實(shí)踐，貴陽筑水實(shí)現(xiàn)了辦公的移動化、信息化及檔案管理實(shí)現(xiàn)了有序化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化，大幅提高了辦公效率和檔案利用效率，使公司的內(nèi)部管理上了一個臺階。