檔號(hào)由哪些“號(hào)”組成？全宗號(hào)、類別號(hào)、保管期限代碼等又如何編制？

檔號(hào)，是以字符形式賦予檔案的一組唯一代碼，用于反映、固定和識(shí)別檔案排列順序，相當(dāng)于是檔案的“身份證”。

如同身份證由地址碼、出生日期、順序碼等編碼組成，檔號(hào)也有自己的構(gòu)成元素。那么，檔號(hào)由哪些“號(hào)”組成？這些不同的“號(hào)”又應(yīng)如何編制？？

一、檔號(hào)的構(gòu)成元素

檔號(hào)的構(gòu)成元素一般包括：

全宗號(hào)、類別號(hào)、案卷號(hào)/組號(hào)/冊(cè)號(hào)、件號(hào)/頁(yè)號(hào)

其中類別號(hào)又包括：

一級(jí)類別號(hào)（檔案門類代碼）、二級(jí)及三級(jí)類別號(hào)、項(xiàng)目號(hào)、目錄號(hào)、年度、保管期限代碼、機(jī)構(gòu)/問題代碼）

二、不同元素的編制方法

1、全宗號(hào)

標(biāo)識(shí)檔案所屬全宗的代碼，一般采用4位代碼標(biāo)識(shí)，第1位用大寫拼音字母標(biāo)識(shí)全宗屬性，后3位用數(shù)字標(biāo)識(shí)順序號(hào)；在同一個(gè)檔案館（室）內(nèi),全宗屬性代碼不應(yīng)重復(fù)；在同一個(gè)全宗屬性內(nèi)按排列次序流水編制全宗順序號(hào)，不應(yīng)有重號(hào)。

全宗號(hào)一般由檔案館統(tǒng)一編制、或依申請(qǐng)賦予。對(duì)于企業(yè)等非檔案館的一般立檔單位來說，全宗號(hào)可由企業(yè)根據(jù)對(duì)所屬單位集中統(tǒng)一管理檔案的需要，以及企業(yè)產(chǎn)權(quán)變更情況來自行設(shè)定。編號(hào)方式如：按全宗進(jìn)館先后順序編號(hào)、按全宗分類編號(hào)。

2、檔案門類代碼：

標(biāo)識(shí)檔案的所屬門類，采用2位大寫拼音字母標(biāo)識(shí)。

如：文書 “WS”、科技“KJ”、人事“RS”、會(huì)計(jì)“KU”、專業(yè)“ZY”、照片“ZP”、錄音“LY”、錄像“LX”、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)“SJ”、公務(wù)電子郵件“YJ”、網(wǎng)頁(yè)信息“WY”、社交媒體“MT”、實(shí)物檔案“SW”。

存在二級(jí)門類的，二級(jí)門類代碼采用2位大寫漢語(yǔ)拼音字母標(biāo)識(shí)。

存在三級(jí)以下門類的，三級(jí)以下門類采用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。

不同層級(jí)每類代碼之間用“•”隔開，如：KJ(科技檔案)·KY(科研檔案)。

3、項(xiàng)目號(hào)

標(biāo)識(shí)檔案所屬的項(xiàng)目，采用項(xiàng)目、課題、設(shè)備儀器等的代號(hào)或型號(hào)標(biāo)識(shí)項(xiàng)目號(hào)，如001。

4、年度

標(biāo)識(shí)檔案的形成年度，一般采用4位阿拉伯數(shù)字標(biāo)識(shí)，如2024。

5、保管期限代碼

標(biāo)識(shí)檔案的保管期限，采用大寫漢語(yǔ)拼音字母或字母與阿拉伯數(shù)字組合標(biāo)識(shí)。保管期限永久為“Y”，30年為“D30”，10年為“D10”。

6、機(jī)構(gòu)/問題代碼

標(biāo)識(shí)檔案的所屬機(jī)構(gòu)或問題，采用大寫漢語(yǔ)拼音字母、阿拉伯數(shù)字或漢字標(biāo)識(shí)，如辦公室的代碼為“辦公室”或“BGS”。

7、案卷號(hào)/組號(hào)/冊(cè)號(hào)

標(biāo)識(shí)案卷/組/冊(cè)的排列順序，采用數(shù)字標(biāo)識(shí)，應(yīng)按實(shí)際數(shù)量確定位數(shù)，如001。

8、件號(hào)

標(biāo)識(shí)歸檔文件的排列順序，采用數(shù)字標(biāo)識(shí)，應(yīng)按實(shí)際數(shù)量確定位數(shù)，如001。

9、頁(yè)號(hào)

標(biāo)識(shí)案卷內(nèi)文件每頁(yè)的排列順序，采用數(shù)字標(biāo)識(shí)，應(yīng)按照實(shí)際數(shù)量確定位數(shù)，如0001。

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