證照管理系統(tǒng)，解決4大瓶頸，推出多項(xiàng)解決方案

為了規(guī)范企業(yè)證照管理，適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展，滿足企業(yè)管理、資質(zhì)審核及工程建設(shè)的需要，企業(yè)如何對(duì)營(yíng)業(yè)執(zhí)照及大量的資質(zhì)證書和房產(chǎn)證、車船執(zhí)照、注冊(cè)商標(biāo)證、專利證等實(shí)行規(guī)范化、有序化的、數(shù)字化的管理，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)提供及時(shí)高效的證照管理服務(wù)，是企業(yè)急需解決的問題。

隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大，證照數(shù)量大幅增多，證照管理在企業(yè)的發(fā)展中逐步出現(xiàn)下面的四大瓶頸：

1、證照分布不同部門，包括分公司和子公司等，難以集中統(tǒng)一管理，查找不便和容易造成流失；

2、證照信息沒有及時(shí)上通下達(dá)，達(dá)到實(shí)時(shí)化管理，影響了證照的利用效率；

3、實(shí)體證照和數(shù)字化證照管理混亂，沒有達(dá)到規(guī)范化統(tǒng)一管理；

4、證照管理和利用的安全性不高，證照資源無法得到有效開發(fā)和利用…

針對(duì)這幾個(gè)瓶頸，深耕行業(yè)30年的會(huì)博通軟件科技，推出下面多項(xiàng)措施，解決證照管理問題。

             
一、證照有序分類與授權(quán)管理

可根據(jù)企業(yè)證照的數(shù)量和管理需要，進(jìn)行分類，比如，將企業(yè)證照分為經(jīng)營(yíng)性執(zhí)照、資質(zhì)性證件、實(shí)體產(chǎn)權(quán)性證件、知識(shí)產(chǎn)權(quán)性證件和其他等類型，進(jìn)行統(tǒng)一管理。

可根據(jù)企業(yè)的管理制度和職責(zé)劃分，將各類證照分別授權(quán)給相關(guān)部門和人員，比如，將經(jīng)營(yíng)性證照授權(quán)給辦公室管理，將資質(zhì)性證件授權(quán)給技術(shù)部門管理，將資產(chǎn)性證件授權(quán)給財(cái)務(wù)部管理等。

二、實(shí)時(shí)、動(dòng)態(tài)化的管理企業(yè)證照

會(huì)博通證照管理軟件，實(shí)現(xiàn)證照管理的實(shí)時(shí)化，即在取得證照，或證照信息發(fā)生變化時(shí)，及時(shí)將證照或其變化信息錄入業(yè)務(wù)系統(tǒng)，可實(shí)時(shí)體現(xiàn)整個(gè)公司的證照情況，管理和使用人員隨時(shí)可查找或統(tǒng)計(jì)證照情況。

三、證照信息的數(shù)字化管理

證照信息的數(shù)字化，包括證照屬性信息的標(biāo)引和證照原件的拍照、掃描錄入。

由于證照的種類繁多，每一種證照所要標(biāo)引的屬性都是不一樣的，系統(tǒng)能滿足這一需求，能根據(jù)證照的不同特點(diǎn)，設(shè)定證照屬性模板，供證照登記時(shí)套用。

會(huì)博通還提供了擁有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的圖片管理器，專門用于證照的掃描與閱讀。

四、證照原件的陳列與地點(diǎn)標(biāo)注

不同性質(zhì)的證照，其陳列和保管方式也會(huì)不一樣，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照，需要懸掛在企業(yè)辦公場(chǎng)所的顯要位置，而房產(chǎn)證等資產(chǎn)性證件則需要存放于保險(xiǎn)柜中，系統(tǒng)不但可用文字標(biāo)示存放位置，也容許以圖示化的方式體現(xiàn)存放地點(diǎn)。

五、證照管理引入物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)快速定位所需證照

根據(jù)證照借還、協(xié)作的需要，會(huì)博通證照管理軟件將條碼、電子標(biāo)簽等物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)引入證照管理，系統(tǒng)支持對(duì)每一條信息，包括檔案、文件、設(shè)備等，生成并綁定對(duì)應(yīng)的唯一標(biāo)識(shí)（條形碼或電子標(biāo)簽），在需用到證照時(shí)，即可通過識(shí)別條形碼等，快速查找到所需證照信息，方便了證照的定位與管理，有利于提升證照管理工作的現(xiàn)代化水平。

六、證照辦理及相關(guān)文檔管理

證照辦理時(shí)，需要提供法規(guī)所規(guī)定的申請(qǐng)文件，系統(tǒng)可對(duì)這些文件進(jìn)行管理，內(nèi)嵌的流程管理功能，還可在需要時(shí)啟動(dòng)辦理證照管理的內(nèi)部審批流程。

七、證照年檢（年審）與換證

許多證照都需要年檢、年審或展期，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、機(jī)動(dòng)車行駛證等，到了一定期限還需要換證，系統(tǒng)的提醒功能，可按期提供年檢、年審、展期或換證的提醒服務(wù)，并且，也可對(duì)年檢和換證文件實(shí)施管理。

八、證照借用的審批與借用辦理

辦理業(yè)務(wù)需要借用證照原件時(shí)，可通過內(nèi)嵌的流程管理模塊，啟動(dòng)借用申請(qǐng)流程，申請(qǐng)獲得批準(zhǔn)后，則可由證照管理者辦理借用手續(xù)。

采用條形碼或電子標(biāo)簽技術(shù)，可快速定位證照信息，簡(jiǎn)化借用與歸還手續(xù)的辦理程序和提高辦理效率。

九、證照查找、打印及防擴(kuò)散處理

可依輸入的關(guān)鍵詞，快速查找證照，亦可通過高級(jí)搜索功能，輸入復(fù)雜的搜索條件進(jìn)行搜索。

查找到所需的證照后，點(diǎn)擊證照條目的標(biāo)題，即可顯示證照掃描件，如下圖：

圖片中間顯示的45度角紅色文字，是防擴(kuò)散水印，水印的樣式，由系統(tǒng)管理員通過系統(tǒng)參數(shù)設(shè)定，一般由單位名稱、操作者姓名和實(shí)時(shí)產(chǎn)生的日期時(shí)間組成，即使是屏幕拷貝或照相，也很容易通過水印查找擴(kuò)散源頭。

點(diǎn)擊文件菜單的打印菜單項(xiàng)打印掃描件時(shí)，還可添加二次水?。ù蛴∷。韵薅⊕呙杓挠猛?，如：

通過左邊的打印預(yù)覽圖片可看出，通過添加二次水印，可明示營(yíng)業(yè)執(zhí)照掃描件“限用于廣東省人民政府?dāng)?shù)字會(huì)議系統(tǒng)招標(biāo)”。

會(huì)博通軟件科技及其關(guān)聯(lián)企業(yè)，1988年已開發(fā)出我國(guó)第一套文檔一體化軟件產(chǎn)品，曾為華潤(rùn)、新天等眾多大中型企業(yè)提供證照管理解決方案。會(huì)博通軟件科技期待攜手更多的企業(yè)，助力其實(shí)現(xiàn)證照管理信息化，推動(dòng)企業(yè)升級(jí)發(fā)展。