電子文件在線歸檔培訓舉辦！電子檔案管理軟件歸檔該注意啥？
最近，由海南省?？谑袡n案館舉辦的電子文件在線歸檔培訓班，順利開展，市屬各單位檔案工作人員約200人參加培訓。進一步推進了電子文件在線歸檔工作目標的實現(xiàn)。
01海南省海口市電子文件歸檔培訓內容
培訓班圍繞文書檔案整理、電子文件歸檔與管理、電子文件在線歸檔實際操作等內容進行了專題講解和指導。為加速落實“三合一”檔案管理制度，?？谑袡n案館負責人表示將加強培訓指導力度，不斷擴大工作覆蓋面，推動電子文件歸檔與管理工作穩(wěn)步開展。
02電子檔案歸檔該注意啥？
檔案管理的“三合一”制度，是我們最近經(jīng)常跟大家講的。所謂“三合一”制度是規(guī)范和指導檔案形成與收集、整理與歸檔、鑒定與銷毀等工作的一項基本檔案制度。
“三合一”制度頒布之后，要求各地區(qū)各部門要結合實際，緊扣科學制定檔案分類方案、制定文件材料歸檔范圍、準確劃分檔案保管期限、編制機關文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表4項主要任務，進一步規(guī)范機關檔案門類劃分、統(tǒng)一檔案分類方法、理順檔案整理要求，不斷提升機關檔案資源管理的科學化、規(guī)范化、標準化水平。
1）規(guī)范化檔案分類
做好電子文件在線歸檔，需要建立合理的文件分類和目錄結構，將相似性質的電子檔案歸類放置，便于組織和管理。會博通電子檔案管理軟件，為用戶提供了基礎的分類框架，用戶可基于業(yè)務需求，在此框架基礎上進行靈活調整。
在分類調整的過程中，會博通為用戶提供了較大的調整空間，檔案框架的層級不限，用戶可以根據(jù)業(yè)務的需求進行靈活調整。
2）理順歸檔范圍
我國《檔案法》規(guī)定，所有機關、團體、企事業(yè)單位、個人和其他組織或個人在行政、經(jīng)濟、文化及社會生活中產(chǎn)生的各種書證、電子文件、照片、聲像資料等，都屬于檔案，均應當進行檔案管理。在歸檔的時候，大家需要根據(jù)國家和行業(yè)的要求對歸檔范圍進行梳理。
會博通電子檔案管理軟件采用非結構化的數(shù)據(jù)管理體系，與結構化數(shù)據(jù)相比，可支持大數(shù)據(jù)量、復雜的數(shù)據(jù)格式和內容多樣性的管理，為用戶提供了較大的管理空間。比如會博通支持在線閱讀的格式上就涵蓋了符合檔案管理規(guī)范的電子文件格式，包括但不限于dwg、doc、docx、xls、ppt、wps、et、dpt、jeg、png、gif、tif、txt、hetm、cgm、epub、pcl、ps、xps等。視頻與音頻文件也可以直接在線播放。
并且，會博通也支持最新的檔號編制規(guī)則（DA/T 13-2022），支持最新的類別號定義功能，可由用戶自定義檔號編制規(guī)則，并可通過編制規(guī)則定義自動組卷。
3）明確檔案保管期限
檔案的保管期限是指檔案管理機構依據(jù)國家法律、法規(guī)和規(guī)定，對檔案的保管期限進行規(guī)定，即檔案應當保存多長時間。一般來說，檔案保管期限可分為長期、中期和短期三種。組織在進行檔案管理的時候需查閱國家和行業(yè)相關資料，再結合內部業(yè)務需求，設定檔案的保管期限。
在保管期限上，會博通電子檔案管理軟件也同樣提供了靈活的設置機制。保管期限可以是幾天、幾周、幾個月、幾年、幾十年、永久等，適配各種類型的檔案管理要求。檔案保管期限到期之后，會博通電子檔案管理軟件，可提醒用戶進行檔案注銷等一系列操作，非常省心。
03寫在最后
會博通擁有很強的開放性，支持從泛微、致遠、藍凌等OA系統(tǒng)；SAP、金蝶、用友等ERP系統(tǒng)；稅務、銀行、淘寶、京東等財務系統(tǒng)；微信、釘釘、云之家等即時通訊工具當中導入文件、檔案、知識等相關資料。導入之后的信息，將存在預歸檔庫當中，待檔案管理人員審核后，即可正式歸檔。
會博通電子檔案管理軟件不僅在規(guī)范化檔案分類、理順歸檔范圍、明確檔案保管期限上幫助組織做好歸檔工作，也為用戶朋友們提供了便利化的應用體驗。
會博通電子檔案管理軟件，始于1990，多年來專注于文件、檔案、知識一體化管理領域，形成了融合多場景應用的非結構化數(shù)據(jù)管理體系，能夠很好地幫助組織對大數(shù)據(jù)量、復雜數(shù)據(jù)格式以及多樣性的內容資料進行合規(guī)化管控。會博通致力于讓文檔為組織創(chuàng)造價值，期待與更多的合作伙伴和用戶朋友們一同拓展更大的檔案價值空間，釋放組織效能。
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