會博通淺談企業(yè)檔案管理信息化的必要性和優(yōu)勢

隨著企業(yè)發(fā)展的不斷壯大，企業(yè)檔案已然成為企業(yè)發(fā)展的重要資源，企業(yè)檔案是指將企業(yè)有價值的資料進行歸檔、整理，即與企業(yè)發(fā)展活動相關(guān)的所有文字以及任何媒體形式的資料。如：圖紙，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、規(guī)范、科技檔案、文書檔案、財務(wù)檔案、工程項目檔案、設(shè)備檔案等所有企業(yè)和領(lǐng)導(dǎo)認為重要的憑據(jù)和原始資料、數(shù)據(jù)等。隨著信息化時代的到來，海量的信息開始涌入各個企業(yè)，大量的紙質(zhì)或電子文件使企業(yè)的檔案管理工作面臨新的挑戰(zhàn)。如何解決信息化時代帶來的檔案問題，使檔案管理跟上時代的步伐。會博通小編將為大家一一解析。

隨著經(jīng)濟和信息社會的迅猛發(fā)展，檔案管理信息化必將是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。企業(yè)檔案作為一種重要的信息資源，對企業(yè)的生存和發(fā)展具有難以估量的價值，加快企業(yè)檔案信息系統(tǒng)化建設(shè)，運用網(wǎng)絡(luò)管理和信息化的技術(shù)，對檔案資源進行數(shù)字化管理和提供利用，使企業(yè)檔案更好地為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理服務(wù)。

一、企業(yè)檔案信息化的基本內(nèi)容

是指企業(yè)在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，以網(wǎng)絡(luò)作為基本平臺，對檔案信息資源進行處置、管理和開發(fā)，實現(xiàn)檔案工作為企業(yè)生產(chǎn)，經(jīng)營和管理提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)的過程。企業(yè)檔案的信息化可以準(zhǔn)確地向企業(yè)管理者和各業(yè)務(wù)部門提供以有效的數(shù)字信息為主要形式的檔案利用服務(wù)，真正意義上實現(xiàn)檔案管理工作為企業(yè)經(jīng)濟利益最大化服務(wù)。

二、推進企業(yè)檔案管理信息化的重要性和必要性

1. 適應(yīng)社會發(fā)展的需要。隨著信息化成為當(dāng)今世界經(jīng)濟和社會發(fā)展的主題，人們對各種時效性強，高價值的檔案信息的需求量越來越大，要求利用網(wǎng)絡(luò)對實現(xiàn)檔案資源共享的呼聲也越來越高，而傳統(tǒng)的檔案管理模式已很難適應(yīng)市場經(jīng)濟發(fā)展的需要，企業(yè)檔案信息化管理勢在必行。

2. 提升檔案管理水平的需要。由于檔案需長期保存，為提高存儲環(huán)境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災(zāi)等災(zāi)害，有必要運用先進的設(shè)備與技術(shù)，提高工作效率，實現(xiàn)管理的現(xiàn)代化，從根本上提高檔案管理和利用的水平。

3. 確保企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需要。檔案管理信息化不僅有利于發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和造就大批人才為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，而且在減輕工作人員勞動強度的同時，也大大提高了工作效率，通過計算機快速高效地處理檔案資料，使檔案資源得到更加充分的開發(fā)和利用。

三、加強企業(yè)檔案信息化管理的優(yōu)勢

1. 減輕工作人員的勞動強度，檔案人員手工收集、整編、管理、提供單位利用，工作量大，效率很低，費時費力。實行信息化后，檔案管理達到自動化、實時化、網(wǎng)絡(luò)化。數(shù)據(jù)只需一次錄入可以多次利用，即可在檔案管理內(nèi)部進行數(shù)據(jù)共享，提高了工作效率。

2. 檢索查詢快捷方便。信息技術(shù)發(fā)展日新月異，對于數(shù)據(jù)的處理能力不斷提高，而傳統(tǒng)的檢索方式是，檔案管理人員從一本一本的目錄中找出所需的檔案，然后再根據(jù)記錄到庫房查找，費時又費力，利用計算機檢索，可大大較高信息的查全率和查準(zhǔn)率，減輕管理者的勞動強度，為企業(yè)贏得市場競爭優(yōu)勢。

3. 提高工作效率。傳統(tǒng)檔案存在著人工工作效率低下、人工查詢速度慢、存儲占用空間大等缺點，更為重要的是，檔案因保存時間長，很容易造成紙張受損、變質(zhì)、發(fā)黃；檔案資料在查閱中容易將原件損壞或丟失等問題。顯然，這種落后的檔案管理方式，已無法適應(yīng)和滿足人們對信息的需求。實施檔案管理信息化后，檔案管理人員可從繁重的手工勞動中解脫出來，更好地從事檔案的收集和編撰工作，提高職能部門的工作效率。

4. 便于安全和保密性工作。企業(yè)檔案作為一種重要的信息資源，對企業(yè)的生存和發(fā)展具有難以估量的價值，企業(yè)檔案資料一旦泄露將嚴(yán)重損害企業(yè)的利益。檔案信息化的管理更有利于企業(yè)檔案資料的保密。無紙化的信息錄入可以隨時檢查信息是否缺失，相對于過去的紙質(zhì)保存，其保密工作更加便捷。計算機管理企業(yè)的檔案資料，可以輕松控制查看資料的人員，通過加密的方式，可以避免資料遭竊取或外泄，檔案的安全性和保密性得到了有效的保證。

總之，將現(xiàn)代信息技術(shù)融入企業(yè)的檔案管理工作中，不僅可以提高檔案管理工作的效率，同時也可以極大地簡化檔案管理工作內(nèi)容，提高檔案資料的保密性。會博通覆蓋檔案從采集、錄入、整理、掃描上傳、歸檔入庫、編研、注銷等全生命周期的管理，并實現(xiàn)實體與數(shù)字化檔案的統(tǒng)一管理。對于我們現(xiàn)代的檔案管理而言，完成了檔案的有序化管理后，會博通也提供了如借還申請、借還登記、提醒事項等工作，讓檔案可以充分發(fā)揮它歷史借鑒以及促進改善的重要功能。實行檔案資源管理信息化，為企業(yè)的生產(chǎn)、管理、決策提供更高質(zhì)量的檔案利用服務(wù)。