數(shù)智賦能 樂動未來 ——珠江鋼琴集團與會博通攜手譜寫檔案管理新樂章

【引言】

    在珠江之畔，百年民族品牌珠江鋼琴用琴鍵奏響中國制造的華美樂章；在數(shù)字經(jīng)濟浪潮中，這家享譽全球的樂器制造企業(yè)以創(chuàng)新為弦，與檔案管理領(lǐng)域的領(lǐng)航者會博通共同演繹了一場傳統(tǒng)制造業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型協(xié)奏曲。自引入會博通綜合檔案管理系統(tǒng)以來，珠江鋼琴不僅實現(xiàn)了檔案管理的全面數(shù)字化升級，更通過與致遠(yuǎn)OA系統(tǒng)的深度集成，打造出智能高效的文檔全生命周期管理體系，為傳統(tǒng)制造企業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型樹立了典范。

【第一章：傳統(tǒng)制造業(yè)的檔案管理之困】

作為年產(chǎn)鋼琴超10萬臺、產(chǎn)品遠(yuǎn)銷100多個國家的樂器制造巨頭，全球最大的鋼琴企業(yè)，珠江鋼琴每天產(chǎn)生的公文、合同、技術(shù)圖紙、生產(chǎn)記錄、質(zhì)量檢測報告等專業(yè)文檔數(shù)以千計。檔案管理曾面臨三重困境：

1、海量數(shù)據(jù)管理難：從研發(fā)設(shè)計到生產(chǎn)制造，從市場營銷到售后服務(wù)，每年新增的紙質(zhì)文檔堆積如山，傳統(tǒng)庫房難以承載。

2、業(yè)務(wù)流程斷點多：OA系統(tǒng)中的審批文件需要人工下載打印再歸檔，流程效率低下且易出錯。

3、知識資產(chǎn)復(fù)用難：寶貴的工藝經(jīng)驗、專利技術(shù)沉睡在檔案室，難以轉(zhuǎn)化為企業(yè)核心競爭力。

"過去技術(shù)人員要找三年前的工藝改良方案，常常要在檔案室翻找大半天。"珠江鋼琴檔案中心的檔案管理員回憶道，"更棘手的是，不同部門形成的文件標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，歸檔后調(diào)閱利用效率非常低。"

【第二章：會博通解決方案的智慧交響】

2016年，珠江鋼琴經(jīng)過嚴(yán)格選型，最終與會博通達成戰(zhàn)略合作。這場數(shù)字化轉(zhuǎn)型的"交響樂"由三大創(chuàng)新樂章組成：

第一樂章：系統(tǒng)集成無縫銜接

• 通過自主研發(fā)的接口程序，打通致遠(yuǎn)OA與會博通系統(tǒng)。

• 審批完成的合同、制度等文件自動推送至預(yù)歸檔庫。

• 會博通中的檔案管理業(yè)務(wù)流程，可推送到OA系統(tǒng)中，實現(xiàn)了檔案系統(tǒng)與OA的業(yè)務(wù)處理集成。

第二樂章：智能預(yù)歸檔系統(tǒng)

• 引入OCR圖像識別技術(shù)，掃描自動形成雙層PDF文件。

• 建立工藝文件知識庫，可根據(jù)類別、編號、關(guān)鍵詞等建立關(guān)聯(lián)。

• 可預(yù)設(shè)文件自動歸檔規(guī)則，歸檔準(zhǔn)確率達99.6%。

第三樂章：全流程數(shù)字管控

收文階段：OA流程與檔案系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程高度集成

辦理階段：電子簽名與元數(shù)據(jù)實時綁定

歸檔階段：自動校驗文件完整性并著錄元數(shù)據(jù)

保管階段：實施放篡改標(biāo)識存證確保檔案真實性

"現(xiàn)在市場部簽訂經(jīng)銷協(xié)議后，馬上就可以自動移交到檔案系統(tǒng)的預(yù)歸檔庫中了，實時歸檔大大提升了文件的利用價值。"法務(wù)部的同事感嘆無比。

【第三章：深度合作奏響運維強音】

區(qū)別于普通軟件采購，珠江鋼琴選擇與會博通建立長期運維合作，這種"交鑰匙"服務(wù)模式帶來三重保障：

1、7×24小時響應(yīng)機制：配備專屬運維團隊，重大活動期間可駐場保障。

2、持續(xù)優(yōu)化升級：每年兩次系統(tǒng)健康檢查，免費進行系統(tǒng)升級，累計完成998項功能優(yōu)化。

3、知識轉(zhuǎn)移計劃：開展數(shù)字檔案管理培訓(xùn)，全員參與數(shù)字化協(xié)作。

2021年廣州疫情期間，會博通技術(shù)團隊通過遠(yuǎn)程支持，僅用48小時就完成供應(yīng)鏈系統(tǒng)對接改造，確保海外訂單文檔及時歸檔。"這種合作深度，讓我們能心無旁騖專注主業(yè)。"會博通的努力得到了客戶的稱贊。

【第四章：數(shù)字化轉(zhuǎn)型的澎湃樂章】

引入會博通系統(tǒng)6年來，珠江鋼琴的檔案管理已實現(xiàn)質(zhì)的飛躍：

• 效率提升：文檔檢索時間從數(shù)小時縮短至30秒。

• 成本下降：節(jié)省紙張，管理成本也明顯降低。

• 風(fēng)險可控：建立完整審計追蹤鏈條，合規(guī)檢查通過率100%

• 知識活化：構(gòu)建樂器制造知識庫，支撐新品研發(fā)周期明顯縮短。

更深遠(yuǎn)的影響在于管理模式的變革。通過打通OA等業(yè)務(wù)系統(tǒng)，珠江鋼琴構(gòu)建起覆蓋研發(fā)、生產(chǎn)、營銷的全價值鏈數(shù)字檔案體系，為智能制造升級奠定數(shù)據(jù)基石。2022年7月，珠江鋼琴成功入選"中國輕工業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型先進單位"，集團黨委書記、董事長李建寧入選“中國輕工業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型領(lǐng)軍人物”。

【結(jié)語】

從黑白琴鍵到數(shù)字代碼，從紙質(zhì)文檔到智慧云庫，珠江鋼琴與會博通的合作印證了傳統(tǒng)制造業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的無限可能。這場持續(xù)七年的管理革新，不僅奏響了民族品牌高質(zhì)量發(fā)展的時代強音，更譜寫出中國智造與數(shù)字科技深度融合的華彩樂章。當(dāng)工業(yè)文明的厚重積淀遇上數(shù)字技術(shù)的靈動創(chuàng)新，我們相信，這曲智慧管理的交響樂必將激蕩出更加動人的旋律。