檔案數(shù)字化流程揭秘：檔案目錄數(shù)據(jù)庫建立的6個(gè)步驟

檔案數(shù)字化處理，需經(jīng)過哪些流程？

會(huì)博通參考檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T 31-2017），及團(tuán)隊(duì)在檔案數(shù)字化項(xiàng)目中的實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)，將檔案數(shù)字化處理流程總結(jié)為以下七大環(huán)節(jié)：

數(shù)字化前處理、目錄數(shù)據(jù)庫建立、數(shù)字化數(shù)據(jù)采集、數(shù)字化數(shù)據(jù)處理、圖像質(zhì)量檢查、數(shù)字化數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)字化后處理。流程見圖如下：

針對檔案數(shù)字化處理過程中的各項(xiàng)要點(diǎn)，會(huì)博通特別推出《檔案數(shù)字化流程大揭秘》欄目。本期我們要分享的環(huán)節(jié)是：目錄數(shù)據(jù)庫建立。

01目錄數(shù)據(jù)庫建立

在檔案數(shù)字化工作中，目錄數(shù)據(jù)庫建立是至關(guān)重要的一環(huán)，它不僅關(guān)系到檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性，還直接影響到檔案的長期保存和利用效率，是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的關(guān)鍵。

目錄數(shù)據(jù)庫建立一般包括以下步驟：

1、 制定規(guī)則

2、 數(shù)據(jù)庫格式選擇

3、 數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

4、 檔案著錄

5、 數(shù)據(jù)錄入

6、 檢查數(shù)據(jù)質(zhì)量

需強(qiáng)調(diào)的是，不同組織機(jī)構(gòu)對檔案數(shù)據(jù)庫的需求不同，數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)和實(shí)施的重點(diǎn)也有所差異。比如，企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫可能側(cè)重分類架構(gòu)的可拓展性，以及與職能匹配的權(quán)限管理；學(xué)校檔案數(shù)據(jù)庫可能側(cè)重多媒體資源儲(chǔ)存與精準(zhǔn)檢索。

在構(gòu)建目錄數(shù)據(jù)庫前需先進(jìn)行調(diào)研，明確具體管理需求，如用戶包括誰（哪個(gè)部門、多少人）、重點(diǎn)關(guān)注什么功能（需解決什么問題）、檔案數(shù)據(jù)來源、是否需集成對接等，數(shù)據(jù)庫的實(shí)施才能更符合實(shí)際應(yīng)用。在這方面，在會(huì)博通為客戶進(jìn)行專業(yè)化方案定制前，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)會(huì)先進(jìn)行詳盡的需求調(diào)研，再根據(jù)組織需求量身定制應(yīng)用方案。

02目錄數(shù)據(jù)庫建立要點(diǎn)

制定規(guī)則

規(guī)范：應(yīng)制定目錄數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)規(guī)則，包括數(shù)據(jù)字段長度、字段類型、字段內(nèi)容要求等。目錄數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)規(guī)則的制定應(yīng)符合DA/T 18對檔案著錄的要求。在紙質(zhì)檔案目錄準(zhǔn)備與目錄數(shù)據(jù)庫建立工作中均應(yīng)嚴(yán)格遵守。

數(shù)據(jù)庫格式選擇

規(guī)范：數(shù)據(jù)庫選擇應(yīng)考慮可轉(zhuǎn)換為通用數(shù)據(jù)格式，以便于數(shù)據(jù)交換。

說明：所選定的數(shù)據(jù)庫格式，應(yīng)能直接或間接通過XML文檔進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。

數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

規(guī)范：數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)應(yīng)特別注意保持檔案的內(nèi)在聯(lián)系，有利于紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果的管理和利用。

說明：良好的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)對于數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和檢索效率來說至關(guān)重要，必須根據(jù)業(yè)務(wù)需求和應(yīng)用目標(biāo)來設(shè)計(jì)，如需包含的數(shù)據(jù)表及字段、數(shù)據(jù)表之間的關(guān)系等。對此，亦可選擇會(huì)博通系統(tǒng)這種成熟穩(wěn)定的檔案管理系統(tǒng)軟件，可確保數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)既能滿足當(dāng)前需求，也能適應(yīng)未來發(fā)展。 

檔案著錄

規(guī)范：將紙質(zhì)檔案數(shù)字化前處理工作中對紙質(zhì)檔案目錄進(jìn)行修改、補(bǔ)充的結(jié)果錄入數(shù)據(jù)庫，形成準(zhǔn)確、完整的目錄數(shù)據(jù)。

說明：檔案著錄應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、詳細(xì)、完整，真實(shí)反映檔案的內(nèi)容和形式特征。在會(huì)博通檔案系統(tǒng)中著錄時(shí)，可通過自定義功能，精細(xì)定義系統(tǒng)中每一份檔案案卷的屬性。如：文書檔案的屬性可定義為文號、題名、文件日期、密級等，合同檔案的屬性為合同編號、合同名稱、簽訂日期等。還可設(shè)定及套用屬性模板，減少重復(fù)工作，提高著錄效率。

數(shù)據(jù)錄入

說明：為了確保檔案信息的規(guī)范性和一致性，須按照檔案著錄結(jié)果，準(zhǔn)確錄入檔案信息。同時(shí)，在檔案數(shù)字化前處理工作中，對于紙質(zhì)檔案目錄所作的修改或補(bǔ)充的備注，也應(yīng)錄入到數(shù)據(jù)庫中，以確保檔案目錄數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。

檢查數(shù)據(jù)質(zhì)量

規(guī)范：可采用計(jì)算機(jī)自動(dòng)校對與人工校對相結(jié)合的方式，對目錄數(shù)據(jù)的質(zhì)量進(jìn)行檢查，包括著錄項(xiàng)目的完整性、著錄內(nèi)容的規(guī)范性和準(zhǔn)確性等。發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修改。

目錄數(shù)據(jù)庫建立之后，在數(shù)字化數(shù)據(jù)采集這一環(huán)節(jié)有哪些步驟？要注意什么？下期《檔案數(shù)字化流程大揭秘》欄目我們將繼續(xù)分享，歡迎關(guān)注！

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