如何高效解決從數(shù)字化錄入到數(shù)字化管理的難題

文檔數(shù)字化錄入的工序多、步驟細(xì)，一份份文件、檔案經(jīng)整理、編頁、掃描、修圖、蓋章、檢查、上傳等步驟下來，耗時(shí)耗人力，人力與時(shí)間成本大；

待錄入文檔不斷累積時(shí)，還有部分文件如業(yè)務(wù)合同、行政表格、財(cái)務(wù)單據(jù)等，形成之后需即時(shí)掃描上傳供審批或協(xié)作，錄入及時(shí)性要求高；

部分企業(yè)、機(jī)構(gòu)沒有專職檔案管理人員，由行政人員、辦公室人員兼任，文檔任務(wù)量大時(shí)，數(shù)字化錄入進(jìn)度緩慢，掃描規(guī)范度難保障……

這些問題，許多組織在數(shù)字化錄入工作中可能都會遇到。紙質(zhì)檔案數(shù)字化，實(shí)際上就是利用掃描儀等專業(yè)設(shè)備，將紙質(zhì)形式的檔案資料轉(zhuǎn)換成數(shù)字格式的過程。數(shù)字化錄入的效率與準(zhǔn)確性，將大大影響著檔案管理的質(zhì)量與有效性。

那么，有什么辦法能解決數(shù)字化錄入中的問題，進(jìn)而可以更高效地推進(jìn)數(shù)字化管理？以下是幾點(diǎn)實(shí)用建議。

1、 做好統(tǒng)籌規(guī)劃

（1）制定方案。在開展數(shù)字化工作前，需先制定科學(xué)合理的工作方案，明確工作內(nèi)容、人員安排、責(zé)任分工、進(jìn)度安排、安全管理措施等，便于數(shù)字化工作有序開展。

（2）明確掃描范圍。確定需要數(shù)字化的文檔范圍及掃描順序，優(yōu)先處理保存價(jià)值高、利用頻率高的文檔，重要度較低的文檔可以延后掃描，以便提高錄入效率，讓文檔發(fā)揮更大效益。

2、 明確標(biāo)準(zhǔn)與流程

（1）明確標(biāo)準(zhǔn)。在開始錄入工作之前，需參考《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31—2017）以及相關(guān)地方或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，明確本組織的掃描加工標(biāo)準(zhǔn)，如：全年度歸檔紙質(zhì)檔案全部掃描、圖像按檔案排列順序依次掃描、每一件每一頁紙質(zhì)檔案與掃描后形成的數(shù)字圖像一一對應(yīng)，每一件檔案圖像首頁應(yīng)含有歸檔章，各頁有正確的頁碼標(biāo)識等等。

（2）梳理流程。根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括：數(shù)字化前處理、目錄數(shù)據(jù)庫建立、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)字化成果驗(yàn)收與移交等。在實(shí)際操作中，不同組織可能會有不同的工序，需根據(jù)實(shí)際需求梳理流程。比如，某單位的加工流程為整理、編頁、排序、掃描、修圖、著錄、蓋歸檔章、打目錄、制作/貼盒脊、裝訂、裝盒等。

（3）設(shè)置參數(shù)。需參考標(biāo)準(zhǔn)與結(jié)合實(shí)際情況，確定針對不同類型檔案的掃描方式、掃描色彩模式、掃描分辨率、存儲格式等，以保證掃描后數(shù)字圖像清晰、完整、不失真，接近檔案原貌，亦便于檔案信息的儲存與傳輸。比如，色彩模式宜全部采用彩色模式掃描，以便最大限度保留檔案原件信息；掃描分辨率應(yīng)不小于200dpi，字號較小時(shí)建議掃描分辨率不小于300dpi等等。

3、 完善基礎(chǔ)設(shè)施

（1）紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作需要有相應(yīng)的設(shè)備和場所，并進(jìn)行合理布局，比如形成數(shù)字化前處理、檔案著錄、檔案掃描、圖像處理、質(zhì)量檢查等工作區(qū)，方便流轉(zhuǎn)與操作。

（2）數(shù)字化加工需要有相應(yīng)的軟硬件設(shè)施支持，如操作系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)軟件、電腦、掃描設(shè)備必不可少的。如果組織的文檔量較大、錄入質(zhì)量要求高，則更需要應(yīng)用專業(yè)的高速掃描儀/高拍儀，對文檔的掃描質(zhì)量更有保證。

對于許多企業(yè)組織來說，分開采購軟硬件，不僅要單獨(dú)立項(xiàng)、采購、部署，流程冗長，軟硬件還不一定適配，應(yīng)用中還得磨合調(diào)節(jié)。有沒有一次解決多項(xiàng)問題的可靠方案？

許多用戶選擇了——會博通檔案管理機(jī)器人“貓仔”。這是一套免部署、軟硬件配備的解決方案，即插即用，高效解決從數(shù)字化錄入到數(shù)字化管理的問題。

該方案基于文檔數(shù)字化需求而打造，不僅具有自動(dòng)雙面高速、自動(dòng)糾偏/圖像處理、自動(dòng)形成可供檢索的雙層PDF、上傳自動(dòng)分類歸集等自動(dòng)化功能，省時(shí)省力，還可與會博通掃描機(jī)器人“龜仔”搭配組合，構(gòu)建分布采集、集中管理的創(chuàng)新型管理模式。通過全員采集錄入，一位專職或兼職檔案管理員，亦可管理全單位文檔。

方案配備了會博通檔案管理系統(tǒng)軟件、高可靠高配置工業(yè)電腦、以及高速掃描設(shè)備，功能貫穿文檔的數(shù)字化錄入以及文檔收、管、存、用全生命周期管理，可滿足百分之九十以上的文檔管理應(yīng)用場景需求。

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